Świadectwo energetyczne przy wynajmie domu w Warszawie

Wynajem domu wiąże się z obowiązkami dotyczącymi charakterystyki energetycznej nieruchomości. Jeżeli budynek jest wynajmowany, właściciel lub zarządca powinien przekazać najemcy odpowiedni dokument dotyczący jego charakterystyki energetycznej. Zasada ta obowiązuje zarówno w Warszawie, jak i w pozostałej części Polski.

W przypadku najmu przepisy precyzyjnie określają również moment wykonania tego obowiązku. Najemca powinien otrzymać kopię świadectwa przekazanego właścicielowi w postaci papierowej albo wydruk świadectwa przekazanego w postaci elektronicznej – przy zawieraniu umowy najmu. Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania tego dokumentu.

Nie oznacza to natomiast, że dla każdego kolejnego najemcy trzeba automatycznie zamawiać nowe świadectwo. Jeżeli dotychczasowy dokument jest nadal ważny i charakterystyka energetyczna domu nie zmieniła się wskutek późniejszych prac budowlano-instalacyjnych, można korzystać z istniejącego świadectwa.

Czy przy wynajmie domu w Warszawie potrzebne jest świadectwo energetyczne?

Co do zasady tak. Ustawa obejmuje budynki lub części budynków, które są wynajmowane. Oficjalne informacje administracji wyjaśniają wprost, że świadectwo sporządza się w celu przekazania go m.in. najemcy przy okazji najmu budynku lub jego części.

Nie ma przy tym znaczenia, że właściciel nie sprzedaje nieruchomości. Sprzedaż i najem są odrębnymi sytuacjami objętymi ustawą.

Warto też rozróżnić samo posiadanie domu od jego wynajmowania. Jeżeli istniejący budynek wykorzystywany jest wyłącznie na własny użytek i właściciel nie zamierza go sprzedawać ani wynajmować, samo posiadanie nieruchomości nie powoduje obowiązku sporządzenia świadectwa.

Tabela nr 1. Świadectwo energetyczne przy wynajmie domu – najważniejsze zasady

 Kiedy przekazać świadectwo energetyczne najemcy?

W przypadku najmu ustawa wskazuje moment zawarcia umowy najmu. To wtedy najemcy należy przekazać kopię świadectwa papierowego albo wydruk świadectwa przekazanego właścicielowi w postaci elektronicznej.

W praktyce bezpieczna kolejność wygląda następująco:

sprawdzenie aktualności świadectwa → zamówienie dokumentu, jeśli jest potrzebny → publikacja oferty → zawarcie umowy → przekazanie najemcy kopii lub wydruku.

Nie należy przenosić zasad dotyczących sprzedaży bezpośrednio na najem. Przy sprzedaży fakt przekazania świadectwa jest odnotowywany przez notariusza w akcie notarialnym. Przy zwykłej umowie najmu takiego etapu notarialnego nie ma.

Świadectwo energetyczne krok po kroku przy wynajmie domu

Czy najemca może zrezygnować ze świadectwa?

Nie. Obowiązujące przepisy stanowią, że nabywca albo najemca nie mogą zrzec się prawa do otrzymania odpowiednio świadectwa, jego kopii albo wydruku.

Oznacza to, że właściciel nie powinien opierać się na ustnym stwierdzeniu najemcy, że dokument nie jest mu potrzebny. Tak samo problemu nie rozwiązuje wpisanie do umowy klauzuli, zgodnie z którą najemca dobrowolnie rezygnuje z otrzymania świadectwa. Ustawowe prawo najemcy ma charakter niezależny od takich ustaleń stron.

Czy trzeba wykonywać nowe świadectwo dla każdego najemcy?

Nie. Zmiana najemcy sama w sobie nie powoduje utraty ważności świadectwa.

Dokument jest zasadniczo ważny przez 10 lat od dnia jego sporządzenia. Może utracić ważność wcześniej, jeżeli w wyniku robót budowlano-instalacyjnych zmieni się charakterystyka energetyczna domu.

Jeżeli więc właściciel wynajął dom w 2025 r., a następnie zmienia najemcę w 2027 r., nie musi automatycznie wykonywać drugiego świadectwa. Powinien najpierw sprawdzić:

• datę sporządzenia dokumentu,
• czy świadectwo dotyczy właściwego budynku,
• czy od jego wystawienia wykonano istotne modernizacje,
• czy dokument odpowiada aktualnemu stanowi nieruchomości.

Jeżeli wszystko się zgadza, dotychczasowe świadectwo może zostać wykorzystane przy kolejnej umowie.

Czy aneks do umowy najmu wymaga nowego świadectwa?

Nie ma podstaw, aby twierdzić, że każdy aneks do istniejącej umowy najmu automatycznie wymaga sporządzenia nowego świadectwa.

Ustawa wiąże obowiązek przekazania kopii lub wydruku z zawarciem umowy najmu. Samo przedłużenie lub zmiana określonych warunków istniejącej umowy w formie aneksu nie powoduje automatycznie, że dotychczasowe świadectwo traci ważność.

Trzeba przy tym oddzielić dwie kwestie: obowiązek przekazania dokumentu przy zawarciu umowy oraz ważność samego świadectwa. Ta druga zależy przede wszystkim od upływu 10 lat albo zmian charakterystyki energetycznej, a nie od liczby podpisanych aneksów.

Jak długo ważne jest świadectwo dla wynajmowanego domu?

Standardowo 10 lat od dnia sporządzenia. Dziesięcioletni termin może jednak zostać skrócony. Świadectwo traci ważność wcześniej, jeżeli przeprowadzono roboty budowlano-instalacyjne, w wyniku których zmieniła się charakterystyka energetyczna budynku lub jego części. Ustawa ustanawia tę zasadę wprost, a oficjalny serwis rządowy jako przykłady podaje m.in. wymianę okien, wymianę źródła ciepła oraz docieplenie budynku.

W przypadku domu jednorodzinnego może to mieć szczególne znaczenie, ponieważ właściciele stosunkowo często przeprowadzają kompleksową termomodernizację.

Czy wymiana pieca lub pompy ciepła ma znaczenie?

Tak, jeżeli w wyniku takiej modernizacji zmienia się charakterystyka energetyczna budynku.

Źródło ciepła jest jednym z podstawowych elementów wpływających na obliczenia wykonywane przy sporządzaniu świadectwa. Dlatego dokument przygotowany dla domu ogrzewanego starym kotłem może nie odpowiadać aktualnym parametrom po późniejszej zmianie systemu grzewczego.

Podobnie należy ocenić m.in.:

• docieplenie ścian lub dachu,
• wymianę stolarki okiennej,
• zmianę systemu wentylacji,
• inne prace budowlano-instalacyjne wpływające na charakterystykę energetyczną.

Nie każdy remont oznacza utratę ważności. Decydujące znaczenie ma wpływ prac na charakterystykę energetyczną, a nie sam fakt przeprowadzenia remontu.

Czy dane ze świadectwa trzeba podawać w ogłoszeniu o wynajmie?

Jeżeli dla wynajmowanego domu zostało już sporządzone świadectwo, przepisy wymagają podania w ogłoszeniu lub reklamie określonych parametrów energetycznych.

Należą do nich:

• EU – wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię użytkową,
• EK – wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię końcową,
• EP – wskaźnik rocznego zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną,
• udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową,
• jednostkowa wielkość emisji CO₂.

Nie trzeba więc samodzielnie obliczać tych parametrów. Jeżeli świadectwo już istnieje, wartości można odczytać z dokumentu.

Czy przy wynajmie całego domu i części domu obowiązują te same zasady?

Trzeba zwrócić uwagę na to, co dokładnie jest przedmiotem umowy. Jeżeli wynajmowany jest cały dom, świadectwo dotyczy budynku. Jeżeli natomiast przedmiotem najmu jest część budynku, przepisy wskazują, że przekazywane świadectwo powinno dotyczyć części będącej przedmiotem umowy.

Ma to znaczenie np. w budynku podzielonym na niezależnie wynajmowane części. Nie należy automatycznie zakładać, że dowolne świadectwo dotyczące całej nieruchomości zawsze spełni obowiązek związany z konkretną umową.

Czy wynajem krótkoterminowy zawsze wymaga świadectwa?

W tym przypadku trzeba uważać na zbyt szerokie uproszczenia. Ustawa przewiduje określone wyłączenia, a jednym z nich jest budynek mieszkalny przeznaczony do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku.

Nie oznacza to jednak prostego automatyzmu „wynajem krótkoterminowy = brak świadectwa”. Trzeba ocenić, czy konkretny budynek rzeczywiście spełnia warunki ustawowego wyłączenia.

Sama długość pojedynczej rezerwacji lub umowy nie wystarcza więc do stwierdzenia, że świadectwo na pewno nie jest potrzebne.

Czy brak świadectwa powoduje nieważność umowy najmu?

Nie. Brak przekazania wymaganego dokumentu nie powoduje automatycznie nieważności zawartej umowy najmu.

Jest to jednak odrębny obowiązek ustawowy, którego nie należy ignorować. Najemca ma prawo otrzymać kopię albo wydruk świadectwa, a zgodnie z art. 41 ustawy niewykonanie obowiązku określonego w art. 11 ust. 1 podlega karze grzywny.

Dlatego praktycznie najprostszym rozwiązaniem jest przygotowanie dokumentu przed zawarciem umowy zamiast pozostawiania tej kwestii do późniejszego wyjaśnienia.

Moment przekazania świadectwa energetycznego przy wynajmie domu

Na wykresie przedstawiono kolejne etapy wynajmu domu: przygotowanie nieruchomości, sprawdzenie lub sporządzenie świadectwa, publikację oferty, zawarcie umowy oraz przekazanie najemcy kopii albo wydruku dokumentu. Kluczowym punktem jest zawarcie umowy najmu – właśnie z tym momentem ustawa wiąże obowiązek przekazania dokumentu.

Jakie dane są potrzebne do wykonania świadectwa dla domu?

Jeżeli właściciel nie posiada jeszcze ważnego świadectwa, do jego wykonania potrzebne będą informacje techniczne opisujące rzeczywisty stan budynku.

Przy domu znaczenie mają przede wszystkim:

• powierzchnia i geometria budynku,
• konstrukcja ścian i innych przegród,
• izolacja,
• rodzaj okien,
• źródło ogrzewania,
• przygotowanie ciepłej wody,
• wentylacja,
• informacje o przeprowadzonych modernizacjach.

Zakres danych dla domu może być większy niż w przypadku typowego mieszkania, ponieważ charakterystyka energetyczna obejmuje cały budynek i jego systemy techniczne.

Jeżeli właściciel posiada projekt, rzuty lub dokumentację dotyczącą termomodernizacji, warto przygotować je przed zleceniem świadectwa.

Czy świadectwo można otrzymać elektronicznie?

Tak. Przepisy dopuszczają świadectwo w postaci papierowej albo elektronicznej. Wersja elektroniczna musi posiadać numer nadany w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków i być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby uprawnionej.

Przy wynajmie trzeba jednak zwrócić uwagę na dokładne brzmienie przepisów: najemcy przekazuje się kopię świadectwa papierowego albo wydruk świadectwa elektronicznego.

To odróżnia najem od samego sposobu, w jaki wykonawca może przekazać gotowy dokument właścicielowi.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy z najemcą?

Najpierw warto ustalić, czy właściciel posiada już świadectwo. Jeśli tak, należy sprawdzić datę sporządzenia i późniejsze modernizacje domu.

Następnie warto zweryfikować:

• czy dokument dotyczy właściwego budynku,
• czy nie minęło 10 lat,
• czy od jego sporządzenia nie zmieniono źródła ciepła,
• czy nie wykonano docieplenia albo wymiany okien wpływających na charakterystykę,
• czy świadectwo ma numer z centralnego rejestru,
• czy przygotowano kopię lub wydruk dla najemcy.

Jeżeli świadectwa nie ma albo poprzednie utraciło ważność, należy zlecić nowe osobie uprawnionej do jego sporządzania.

Jak przygotować się do wynajmu domu w Warszawie?

Najlepiej zacząć od kontroli dokumentów jeszcze przed publikacją ogłoszenia. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której najemca jest gotowy podpisać umowę, a właściciel dopiero zaczyna szukać osoby mogącej sporządzić świadectwo.

Jeżeli dokument już istnieje, sprawdź jego ważność i aktualność. Jeśli trzeba przygotować nowy, zgromadź dane techniczne domu i zleć jego wykonanie odpowiednio wcześniej.

Następnie wykorzystaj wymagane wskaźniki w ogłoszeniu, jeżeli świadectwo zostało już sporządzone, a przy zawieraniu umowy przekaż najemcy właściwą kopię lub wydruk.

W ten sposób cały proces można uporządkować w kilku etapach:

kontrola świadectwa → ewentualne przygotowanie nowego dokumentu → ogłoszenie → wybór najemcy → zawarcie umowy i przekazanie dokumentu.

To właśnie moment zawarcia umowy najmu jest najważniejszy z punktu widzenia obowiązku przekazania świadectwa energetycznego.